Kamu ve özel sektör ayrımı olmaksızın çalışma hayatının her anında kişisel verilerin işlenmesi süreçleri karşımıza çıkmaktadır. En basit örneği ile veri sorumlularının bünyesinde bulunan insan kaynakları departmanlarında; personele ait tutulan kimlik bilgileri, adres bilgileri, sağlık bilgileri, sabıka durumu, medeni durumu gibi kişisel verilerin, hukuka uygun olarak işlenip korunması gerekmektedir. Bu gerekçe ile Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili diğer Kanun hükümlerini bilerek bu hükümlere uygun davranmak ve KVKK Danışmanlık süreçlerinde gerektiğinde profesyonel destek almak işveren açısından büyük önem arz etmektedir.
İşveren, çalışanların ve stajyerlerin kişisel veya özel nitelikli kişisel verilerini hukuka uygun şekilde işleyebilmesi için aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek zorundadır. Aydınlatma yükümlülüğü hakkında yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.
İşçi ile işveren arasındaki hukuki düzenlemeler 4857 Sayılı İş Kanunu’nda düzenlenmiştir. İşçinin kişisel verilerinin korunması hususunda da bu Kanunun 75. md. düzenleme bulunmaktadır. Buna göre “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” Şeklinde ifade edilmiştir.
Peki özlük dosyasında hangi veriler bulunur?
Çalışanın kimlik bilgileri, sağlık bilgileri, ikamet bilgileri, eğitim bilgileri, disiplin bilgileri, vesikalık fotoğrafı, işe başvuru formları, adli sicil kaydı, iş sağlığına ilişkin eğitime dair belgeler, izin belgeleri gibi bilgi ve belgelerin bulunması gerekmektedir. Kanun işverene kanunların belirttiği her türlü belgeyi tutma ve saklama yükümlülüğü vermiştir. İşveren, dürüstlük kuralına ve hukuka aykırı olarak özlük dosyasındaki bilgi ve belgeleri kullanması durumunda yaptırımla karşılaşacağını unutmamalıdır.
Ayrıca işçinin özlük dosyasındaki bilgiler 3. şahıslarla paylaşılmaması gerekmektedir. Burada kanun işverene sır saklama yükümlülüğü vermiştir. Burada 3. kişi tanımına baktığımızda bunlar iş sözleşmesi dışında kalan kişilerdir. İşverenin vekili olan, örneğin iş yerindeki insan kaynakları departmanı 3. kişi olarak değerlendirilemeyecektir. Kamu kurumlarınca yapılan teftişler sırasında iş müfettişleri gibi teftiş görevini yerine getiren kişiler de 3. kişi olarak değerlendirilemeyecektir.
Bu hususlar dışında işverenin, söz konusu kişisel verileri bilerek paylaşması ya da gerekli önlemleri almadığı için bilgilerin 3. Kişilerin eline geçmesi durumlarında sorumluluğu ortaya çıkacaktır. İşçi, kişisel verilerinin hukuka aykırı olarak 3.kişiler ile paylaşılması ya da ele geçirilmesi halinde işverene ve ele geçiren kişilere karşı hukuk yoluna başvurma hakkı bulunmaktadır. Ayrıca işveren, herhangi bir veri işleme şartına dayandıramadığı kişisel verileri kaydetmesi halinde, TCK 135 md. kapsamında kişisel verileri kaydetme suçu ile karşı karşıya kalabilecektir. Bu nedenle işveren, personelin özlük dosyalarında bulunan her kişisel veri için hukuki bir veri işleme şartına dayanabilmeli ve verilerin korunması konusunda gerekli dikkat ve özeni göstermelidir.
Kişilerin özel nitelikli kişisel verileri KVKK’da açıkça belirtilmiştir. Özel nitelikli kişisel veriler; ırk, siyasi düşünce, din, mezhep, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayata ilişkin kişisel verilerdir. Bu veriler, başkaları tarafından bilinmesi durumunda ayrımcılığa ve ciddi mağduriyetlere neden olma ihtimalleri göz önüne alındığı için özellikle koruma altına alınmıştır. Özel nitelikli kişisel verilerin Kanunda sayılan istisnai haller dışında yalnızca kişinin açık rızası ile işlenebileceğini ve yeterli seviyede teknik/idari önlem alınması gerektiğini unutmamak gerekmektedir. Yeterli idari ve teknik tedbirlerin alınması konusunda, KVKK danışmanlık hizmeti veren şirketlerden destek alınması seçeneği, veri sorumluları tarafından değerlendirilmelidir.
Personelin özlük dosyalarını işveren ne zamana kadar saklamak zorundadır?
İş Kanunu’nda özlük dosyalarının ne kadar süre ile saklanacağına dair bir hüküm bulunmamakla birlikte Türk Borçlar Kanunu 125 md. dikkate alındığında 10 yıl saklanacağı konusunda bir görüş bulunmaktadır. Özlük dosyasında her bir belge ve verinin ayrı ayrı değerlendirilmesi gerekir. Örneğin; sağlık raporlarını incelediğimizde eğer çalışan asbest kullanımı olan bir işte çalışıyor ise “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmeliği” dikkate alınarak sağlık raporunun 40 yıl süre ile saklanması gerekmektedir. İş sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nde de sağlık raporlarının istisnai haller dışında 10 yıl saklanacağı hüküm altına alınmıştır. Aynı şekilde kanserojen ve mutajen maddelerle uğraşan bir çalışanın da sağlık raporu 40 yıl süre ile saklanmak zorundadır. Süresi dolan bilgi ve belgelerin dosyadan imha edilmesinde sakınca yoktur. Sürenin başlama tarihi de iş akdinin sona ermesinden itibaren olacaktır.
İş Kanunu’nda ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıl olarak öngörüldüğü için ücrete ilişkin özlük dosyasında tutulan bilgi ve belgelerinde 5 yıl saklanabileceği kıyas edilmektedir. Veri sorumlusu, saklama ve imha politikasında söz konusu veriler için daha uzun saklama süreleri belirleyebilir fakat bu süreler kesinlikle Kanunlarda öngörülen sürelerin altında olamaz. Ayrıca söz konusu süreler, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın olmadığı hallerde kanunda öngörülen sürelerden daha uzun olarak da belirlenemez. Örneğin iş akdi çerçevesinde elde edilen bir verinin iş akdinin bitmesinden itibaren kanunen 10 yıl saklanması öngörülürken, veri sorumlusu tarafından hukuken geçerli hiçbir gerekçe gösterilmeden 50 yıl saklanacağının bildirilmesi mümkün değildir.
Çalışma hayatında kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve imha edilmesi hususları detay ve özen isteyen konulardır. Bu yazımızda bu hususları kısaca özetlemeye çalıştık. İşverenlerin şunu unutmaması gerekir ki herhangi bir yaptırımla karşılaşmamaları adına Kanunlarda belirtilen hükümlere uygun davranmaları faydalarına olacaktır.
KVKK Danışmanlık süreçleri ile ilgili daha fazla bilgi için buradan iletişime geçebilirsiniz.
