İş dünyasında çoğu işletme kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi hakkında duyum sahibi olmuştur. Kurum, VERBİS kayıt ve bildirim zorunluluğu olan veri sorumlularına 31 Aralık 2021 tarihine kadar bu yükümlülüğü yerine getirmesi gerektiğini duyurmuştur. Bu yazımızda kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularının karşılaşabileceği yaptırımlar ve bu tarihten sonra yükümlülük şartlarına haiz olan veri sorumluları için VERBİS hakkında bazı önemli hususlara değinmek istedik.
Veri Sorumluları Sicil Yönetmenliğinde VERBİS tanımı şu şekilde yapılmıştır:
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemidir. Bu sistem kamuya açık şekilde tutulmaktadır ve internet (https://verbis.kvkk.gov.tr/Query/Search) üzerinden rahatlıkla ulaşılmaktadır.
Veri sorumluları veri işlemeye başlamadan önce sicile kaydolmak zorundadır ve işledikleri kişisel verilere ilişkin kategorik açıdan giriş yapacaklardır. Veri sorumluları öncelikle sistem üzerinde başvuru formu ile Kurum’a başvurur. Kurum yaptığı inceleme sonrasında veri sorumlularına kullanıcı adı ve parola oluşturur, böylece veri sorumluları sisteme giriş yapabilirler. Sisteme girişle birlikte irtibat kişisi atanması gerekir. İrtibat kişisi Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması gerekmektedir. Bu durum yurtdışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları içinde geçerlidir.
İrtibat kişisi tarafından aşağıda sayacağımız bilgiler sisteme kaydedilir:
- Veri kategorileri,
- Kişisel verilerin işlenme amacı,
- Saklama süresi,
- Verilerin korunmasına ilişkin alınacak idari ve teknik tedbirler,
- Verilerin kimlere aktarılacağına ilişkin bilgi,
- Yurtdışına aktarımı öngörülen kişisel bilgilerin neler olduğu ve kimlere aktarılabileceği hususlarının sisteme girmesi gerekmektedir.
Sisteme girilen bilgilerde her zaman güncelleme yapılabilmesi mümkündür. VERBİS kayıt yükümlülüğü dikkat ve özen isteyen bir konu olduğu için veri sorumluların profesyonel danışmanlık almaları tavsiye edilmektedir.
VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğü ile ilgili sıkça sorulan bazı sorular ve cevapları şu şekildedir:
Her veri sorumlusu VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmek zorunda mıdır?
Bunun cevabını 6698 Sayılı Kanun ve Kurum şu şekilde vermiş:
- Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,
- Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi tüm veri sorumluları.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları,
- Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları,
Yukarıda sayılan veri sorumluları Kurul tarafından belirtilen 31 Aralık 2021 tarihine kadar VERBİS’e kaydolmak zorundadır. Bu şartları belirtilen tarihten sonra sağlayan veri sorumluları veyahut bu tarihe kadar kaydını yaptırmayan veri sorumluları VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
Bu şartları sonradan sağlayan veri sorumluları, yükümlü oldukları andan itibaren 30 günlük süre içerisinde VERBİS kaydını yaptırmak zorundadır. Ancak herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık haliyle karşılaşmaları durumunda bu durumların ortaya çıktığı 7 iş günü içerisinde Kurum’a yazılı olarak başvurarak ek süre talep edebilir. Bu ek süre bir defaya mahsus ve en fazla 30 günü geçmemek şartıyla verilebilir. VERBİS e ilişkin hükümler 30 Aralık 2017 tarihli ve 30286 Sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmış VERİ SORUMLULARI SİCİLİ HAKKINDA YÖNETMELİK ile düzenlenmiştir.
Veri sorumluları KVKK md.28. sayılan faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde VERBİS’e bilgi girişi yapması gerekmemektedir. KVKK md.16 ise Kurul’a belirleyeceği objektif kriterler çerçevesinde istisna getirebileceğini belirtmiştir. Kurul’da bu kanun hükmü çerçevesinde 2018/32 sayılı 15.05.2018 tarihli ve 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı kararlarıyla istisna tutulan veri sorumlularını belirlemiştir. Buna göre; noterler, avukatlar, gümrük müşavirleri, siyasi partiler, dernek, vakıf ve sendikalar, arabulucular, serbest mali müşavirler, yeminli mali müşavirler ve yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar şeklinde sıralamıştır.
Bu istisnai haller sadece VERBİS kaydı için getirilen istisnai haller olup bunun dışında sayılan kanuni yükümlülükleri veri sorumluları yerine getirmek zorundadır.
Dernek, vakıf ve sendikalar açısından VERBİS kaydında bazı önemli ve istisnai hususlar bulunmaktadır. Buna ilişkin yazımızı okumanızı tavsiye ederiz. http://bateknoloji.com/dernekler-vakiflar-ve-sendikalar-acisindan-kisisel-verilerin-korunmasi-kanunu-kvkk
VERBİS’e kayıt kriterlerinden yıllık çalışan sayısı nasıl belirlenecektir?
Buna ilişkin ölçütü Kurul belirlemiştir. Özetlemek gerekirse;
- Öncelikle tamamlanmış bir yıl olması gerekir.
- Bu yılın içerisinde 12 aydan en az 7 ayının her birisinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan MUHTASAR ve PRİM HİZMET BEYANNAMESİ’nde bildirilen çalışan sayısı dikkate alınmalıdır.
- Söz konusu bu 7 ayın ardışık olması gerekmemekte fakat aynı yıl içerisinde olmalıdır.
Örnekle açıklamak gerekirse 2021 yılı içerisinde veri sorumlusu SGK ya vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 ayında bildirmiş olduğu çalışan sayısı 50 ve üstü ise bu veri sorumlusu 31 Ocak 2021 tarihinde yükümlülüğü yerine getirerek VERBİS’e kayıt olmak zorunda idi.
Yıllık mali bilanço toplamı nasıl hesaplanacaktır?
Bunu hesaplarken de öncelikle tamamlanmış bir yıl olması gerekmektedir. Bu yıl içerisinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyannamesi ekinde yer alan mali tablolardaki mali bilanço dikkate alınacaktır. Kurul ciro ya da net satış/brüt satış hâsılatı dikkate alınmayacağını belirtmiştir.
Bu durumlar dikkat ve özen istediği için VERBİS kayıt yükümlülüğünün varlığına ilişkin destek alması veri sorumluları açısından önemli olacak ve böylece yaptırımla karşılaşma durumu olmayacaktır.
Bu yazımızda Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi hakkında sık karşılaştığımız sorulara cevap vermeye çalıştık. VERBİS konusu detaylı ve geniş bir konu olduğu için okuyanları da sıkmamak adına bölümler halinde işlemenin faydalı olacağına inancımızla diğer hususları başka yazılarımızda ele alacağız. Şunu tekrarlamakta fayda var ki veri sorumlularının sadece VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğü bulunmamaktadır. Bunun yanında idari ve teknik yükümlülükleri de bulunmaktadır.
