Bu yazı serimizde Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) hakkında merak edilen soruları dilimiz döndüğünce cevaplamayı amaç edindik. İlk yazımızda hangi veri sorumlularının VERBİS e kayıt ve bildirim yükümlülüğünde olduğunu ve sisteme ilişkin bilgilerden bahsetmiştik.

İrtibat kişisi, kurum ile veri sorumlusu arasında bağlantıyı sağlayan kişidir. Veri sorumlusu bir tüzel kişi ise bu veri sorumlusunca atanan ve KVKK’nın uygulanması sırasında ortaya çıkacak iş ve işlemleri yerine getirmesi için görevlendirilen gerçek kişi irtibat kişisidir. Gerçek kişi veri sorumlusu ise kendisini irtibat kişisi olarak atayabileceği gibi kendisi dışında çalışanı veya üçüncü bir kişiyi irtibat kişisi olarak atayabilir. Örneğin kendisine ait özel muayenehanesinde çalışan bir diş hekimini düşünelim. Diş hekimi gerçek kişi veri sorumlusu olduğu için kendisi irtibat kişisi olabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilir. Bu çalışanı olabileceği gibi avukatı gibi dışarıdan bir kişi de olabilir.

İrtibat kişisi atanırken şu özellikler aranmalıdır:

  • Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek bir kişi olmalı,
  • Türkiye’de yerleşik olmalı,
  • 18 yaşını doldurmuş olmalı,
  • İrtibat kişisi aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olamaz,

Yukarıda sayılan hususlara veri sorumlusunun dikkat etmesi gerekir. Veri sorumlusu Türkiye’de yerleşik olmasa bile irtibat kişisi Türkiye’de yerleşik olmak zorundadır. Ayrıca veri sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyeti ile ilgili bilgi sahibi olan kişiyi irtibat kişisi olarak ataması yararına olacaktır. İstenildiği zaman kişinin değiştirilmesi sistemde mümkündür.

Sistemde veri sorumlusu, İRTİBAT KİŞİSİ seçeneğinden görevlendirdiği kişiyi atayacak ve bu kişi sicile kayıt olarak e devlet şifresi ile sisteme giriş sağlayabilecektir.

Kamu kurum ve kuruluşlarında irtibat kişisi ise Yönetmelikte belirtilmiş ve buna göre daire başkanı veya üstü yöneticinin irtibat kişisi olarak atanacağını belirtmiştir.

Akıllara şöyle bir soru da gelebilir; veri sorumlusu, irtibat kişisi atayarak bütün sorumluluklarını atadığı kişiye mi devretmiş olur?

Kurul bilgilendirmesini incelediğimizde, veri sorumlusu irtibat kişisi atayarak yükümlülüklerini ve sorumluluklarını irtibat kişisine devretmiş olmaz, veri sorumlusu olarak yükümlülükleri devam eder. Veri sorumlusu sisteme girerek istediği zaman irtibat kişinin sisteme girdiği bilgileri ayrıntılı şekilde inceleyebilir ve kontrol sağlayabilir.

Veri işleme faaliyeti sona eren veri sorumlusu VERBİS‘ten kaydını sildirebilir. Bunun için sistemden ‘sicilden silme’ talebini bildirip daha sonrasında da Kurul’a kaydının silinmesine ilişkin talebini içeren yazı göndermesi gerekir. Eğer kaydı silinen veri sorumlusu tekrar veri işleme faaliyetine başlar ise yeniden VERBİS kaydı yaptırmak zorundadır, silinen eski kayıt üzerinden devam edilmesi mümkün değildir. VERBİS kaydı oluşturmak, sildirmek herhangi bir ücrete tabi değildir. Veri sorumlusu VERBİS kaydından istisna tutulmuş olsa bile arzu etmesi halinde VERBİS’e kayıt yaptırmasında bir sakınca bulunmamaktadır. Ayrıca şartları sağlayan veri sorumlusu kayıt olduktan sonra şartları kaybederse istediği takdirde kaydını sildirebilir, kaydı dondurmak gibi bir durum VERBİS’te söz konusu değildir. Şayet kaydını sildirmeyi tercih etmezse şartları tekrar sağladığında yeniden kayıt ve bildirim yapması gerekmeyecektir.

Kurul’un 2018/32 sayılı kararını incelediğimizde de herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler, sisteme kayıttan istisna tutulanlar arasındadır (https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/4233/2018-32). Veri sorumlusu sadece otomatik olmayan yollarla kişisel veri işliyorsa (örneğin sadece kâğıt ortamında verileri tutuyorsa), VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğü yoktur. Ancak;  Kanunda sayılan diğer yükümlülükleri yerine getirmek zorundadır.

Peki VERBİS kayıt ve bildirim yükümlüsü bir veri sorumlusu bunu yerine getirmezse herhangi bir yaptırımla karşılaşacak mıdır?

6698 Sayılı KVKK 18. Md. Kabahatler başlığı altında veri sorumlularının yükümlülüklerini yerine getirmemeleri halinde idari para cezası ile karşılaşacaklarını hüküm altına almıştır.

Kurul’un 17 Şubat 2022 tarihinde yayınladığı kamuoyu duyurusuna göre, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca tespit edilen 2022 yılı için VERBİS kayıt ve ibraz yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 52.572 TL den 2.678,863 TL ye kadar idari para cezası verileceğini belirtmiştir. https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/7181/6698-Sayili-Kisisel-Verilerin-Korunmasi-Kanunu-Kapsaminda-Idari-Para-Cezasi-Tutarlari

Kayıt ve ibraz yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları Kurul tarafından tespit edilmesi halinde yukarıda belirtilen idari para cezası ile karşı karşıya kalacaklardır. VERBİS’e bir kez kayıt ve bildirimde bulunmak yeterlidir. Bu durum her sene tekrarlanan bir husus değildir. Eğer girilen bilgi kategorisinde, irtibat kişisi vb. durumlarda bir değişiklik söz konusu ise güncelleme yapılması yeterli olacaktır.

Yukarıda kısaca değindiğimiz VERBİS kaydı ve bildirimine ilişkin yükümlü olan veri sorumlularının bu yükümlülüklerini yerine getirmeleri halinde herhangi bir yaptırımla karşılaşmayacaklarını hatırlatmak isteriz. Bu konu hakkında veri sorumlularının bilgi sahibi kişiler ile çalışması faydalı olacaktır. Hem iş yüklerinin hafiflemesine hem de yaptırımla karşılaşma ihtimallerini ortadan kaldıracaktır.